按客户不同，轻重缓急不同，将每天收到的买家查询进行分类。对老客户的查询直接回复就行；对新客户有必要进行仔细分析，通过分析了解清楚买家的意图，采购兴趣，公司实力等详细情况。总之，对买家的要求了解越多，回复就越能够引起买家的注意和兴趣。
具体来说，买家首次来函，如果内容简单，对商品品种，规格等都是泛泛而指，很显然他是来了解行情的，或只是联系一下而已，下单的可能性较小。对于这类查询，只要将客户关心的问题和自己企业的介绍回复给他就可以了。
对于那些查询具体产品，甚至列出了详细规格的客户，表明他们是在对目标供应商做过详细的调查和了解后才发查询的，所以供应商在收到查询后必须慎重对待。一定要及时回复。为了增加回复的吸引力和说服力，在回复新客户时，除了在邮件中回复客户关心的问题，最好同时将公司的其他情况和公司的网站介绍给该客户，让客户更全面透彻地了解公司。 对外商的查询回复一定要快。但是，光“快”还不够的，还要“准”，供应商给买家回复电子邮件时，要尽量遵循以下5大要决：
准确：要将回复信写得很清楚，首先要正确理解买家来函的准确意思，如有不清楚的地方，则应立即去函向客户询问了解，切忌一知半解；其次，供应商要将自己的意思表达清楚准确，将自己公司介绍清楚，多使用有说服力，准确的数据，切忌使用模棱两可或含含糊糊的词语和内容；
全面：一方面要全面彻底地回答买家查询的方方面面，包括买家所有的问题和感兴趣的点点滴滴；另外，邮件本身的结构和内容也要完整。很多人书写邮件时喜欢即兴发挥，往往内容简单，结构松散。有时还在邮件中使用网上流行的符号和缩写，这在正式的商务来往中是不可取的。
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